Криптотрейдинг: прибыльная торговля криптовалютой.
Май 29, 2019
33 Views
Комментарии к записи Оцифровка документов: решение о вложении бизнеса в будущее отключены

Оцифровка документов: решение о вложении бизнеса в будущее

Written by
Биткоин: краткое руководство

Оцифровывать или не оцифровывать? Это запрос. Вероятно, с того времени многие организации задают один и тот же вопрос, не находя правильного ответа; и это именно то время, которое работает против них. Конечно, в течение этого длительного периода стека файлов расширяется. Хорхе Лопес, вице-президент и известный аналитик Gartner Group, попытался ответить на этот вопрос на CIO & IT Executive Summit 2013, который состоялся в сентябре 2013 года в Мехико. Он подчеркнул, что «руководящим принципом для достижения эффективной позиции в отрасли благодаря научным знаниям будет осознание того, что оцифровка — это не просто краткосрочная вещь, а шаг, который меняет будущее».

С этой уникальной точки зрения яркий цикл записи меняется. В настоящее время этапы документа включают в себя: производство, перехват, хранение, управление и рассредоточение. Аналогично, сложности, более известные как преимущества, которые компания получает при использовании процессов цифровизации, будут обобщены, как описано ниже: снижение затрат, рост производства и безопасности, а также экологически чистые технологии.

В компании снижение затрат полностью связано с оцифровкой их деловых документов. Чтобы подчеркнуть это объявление, мы можем сослаться на «Исследование оцифровки документов и стоимости обслуживания бумаги», проведенное Европейским Союзом, Andersen Consulting и Gartner Group. Этот конкретный отчет означает, что хранение записи в стандартном бумажном файле стоит 6,53 евро; и компания сэкономит почти 10,53 евро за каждый документ, который физически не зарегистрирован. Кроме того, обычная плата за место, необходимое для хранения старых файлов, составляет 11 000 евро по сравнению с 114 евро за документы, хранящиеся в электронном виде.

И наоборот, повышение производительности было отмечено в опросе, проведенном AIIM Europe 2009 (Глобальное информационное общество), в котором они объясняют, что более 15% каждой комнаты или офисного помещения отводится шкафам для бумажных документов. Это пространство и довольно хаотичные системы организации файлов часто являются причиной, по которой сотруднику в среднем требуется пятьдесят минут для поиска и поиска бумажных документов. Данные, представленные в этой статистике, определенно могут создать ужасный имидж компании, снижение доверия и даже неправильные бизнес-решения.

Когда дело доходит до безопасности, обычно не лучше сканировать все документы. Каждая организация должна определить, какие документы лучше всего известны, и они должны быть отсканированы. Обычно это самые последние, активные, самые старые и поврежденные файлы.

Во многих системах управления документами несколько сотрудников могут приблизиться к оцифрованному документу вместе, но только уполномоченные лица могут просматривать оцифрованный файл. Проще говоря, безопасность обеспечивается определенными правами доступа и только потому, что содержимое документа может быть отправлено полностью или частично, по электронной почте или другим электронным механизмом, без необходимости отправлять реальные физические копии или ждать, пока будут получены файлы.

Офис, который экономит бумагу, на самом деле является зеленым офисом, который ценит окружающую среду. Согласно опросу, проведенному Telefónica, одной из крупнейших частных телекоммуникационных компаний на этой планете, сотрудник использует в среднем 10 000 листов бумаги в год. Если это число умножить на количество сотрудников в компании, результат будет ошеломляющим.

Правовой разрыв

Одним из многих аспектов является ограничение широкого использования электронных документов, что является правовой лазейкой во всем процессе. Например, в Европейском союзе есть скромные четкие положения относительно юридической силы электронных документов, хотя за последнее десятилетие были предприняты значительные усилия. Понимаете ли вы, почему внедрение соответствующих положений об электронной документации в Европейском Союзе так сложно? Главным образом потому, что каждое государство-член ЕС должно перевести соответствующую европейскую директиву в национальный закон; и последние директивы четко определяют цель, а не методы для этой цели.

Кроме того, в разных странах ЕС отсутствует гомогенизация. Например, в Бельгии, Испании, Франции и Нидерландах не существует отдельного законодательства о крушении основных физических документов, в то время как в Германии и Италии существуют некоторые правила, регулирующие эту проблему. Большая трудность касается Великобритании, где компании уничтожают свои оригинальные бумажные документы из-за двусмысленности британского законодательства. У них нет конкретного закона, контролирующего концепцию.

Можно предположить, что время хранения документов оригинальных документов никак не регламентировано, и каждая страна определяет соответствующий орган, который должен указать сроки хранения документов. Будучи очарованы тем, например, в Швейцарии, документы на недвижимость должны храниться в течение 20 и 25 лет.

Правовой разрыв является убедительным доказательством недостаточной законодательной однородности как на международном, так и на национальном уровне. В конце концов, неразумно регулировать электронную оцифровку и архивирование где-то там, наоборот, нельзя уничтожать оригинальные файлы. Этот сценарий не является ни плодотворным, ни продолжительным. Соответствующие должностные лица должны теперь действовать по этому вопросу и разрабатывать технологии, чтобы обеспечить эффективное объединение бизнеса между рынками и отдельными лицами.

Документальные решения на любой вкус и кошелек

Там нет выхода для всех. Существуют различные системы документооборота, которые включают оцифровку, хранение, извлечение и обслуживание деловых документов в качестве комплексного решения, а также несколько других систем, ориентированных на оцифровку документов. Конкретные приложения могут быть идеальным вариантом для компаний, которые хотят оцифровывать большие документы, но не нуждаются в сложной системе управления документами. Напротив, если компания хочет объединить систему управления документами в процессах создания и создания документов, и, следовательно, ей потребуется больше команд, лучшим решением будет модульное или комплексное решение для управления документами.

Ранее комплексные решения были преувеличены, теперь многие поставщики программного обеспечения для управления документами снизили свои ставки, поскольку управление документами становится все более распространенным и предлагает множество преимуществ, связанных с управлением документами — главным образом в рамках доступа крупных компаний — для средних и малых предприятий.

Article Categories:
Криптовалюта
Как устроен блокчейн

Comments are closed.